Zugang der Kündigung – Wie sichern Vermieter den Nachweis?

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Einleitung: Warum ist der Zugang so wichtig?

Eine noch so gut begründete und formulierte Kündigung nützt nichts, wenn dem Mieter nie nachweislich ein Schreiben zugeht. Im Streitfall entscheidet der Beweis des Zugangs darüber, ob die Kündigung wirksam ist – oder nicht.
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Die Beweislast: Vermieter müssen Zugang beweisen

Im Prozess trägt immer der Vermieter die Pflicht, zu beweisen, dass das Kündigungsschreiben dem Mieter tatsächlich zugegangen ist (an die im Mietvertrag genannte Anschrift!). Zweifel gehen zu Lasten des Vermieters.
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Sichere Zustellarten im Überblick

• Einwurf-Einschreiben: Sehr bewährt. Die Post dokumentiert, dass ein Brief in den Hausbriefkasten des Empfängers eingelegt wurde.
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• Zustellung durch Zeugen (Bote): Eine neutrale Person wirft das Schreiben ein und dokumentiert Tag/Uhrzeit. Besonders sicher, wenn Fotos gemacht werden.
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• Gerichtsvollzieherzustellung: Maximale Sicherheit, aber Kostenaufwand.
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• KEIN Fax oder E-Mail – sie erfüllen die Schriftform nicht bei Wohnraumkündigung.
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• Einschreiben mit Rückschein: Der Empfänger kann verweigern – Zugang ist dann eventuell nicht bewiesen, weswegen Sie die Hinweise zum EINWURFEINSCHREIBEN BERÜCKSICHTIGEN SOLLTEN (s. u.)
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Checkliste: So machen Sie den Zugang beweisbar

• Immer schriftlich mit Originalunterschrift!
• Auf Einwurf-Einschreiben oder Zeugen bei Zustellung setzen.
• Keine Einschreiben Rückschein für die Zustellung der Kündigung – der Mieter muss nicht eigenhändig entgegennehmen!
• Datum und genaue Uhrzeit festhalten (evtl. Beweisfoto des Kuverts vor Briefkasten).
• Genaue Adressangabe verwenden (Hauptwohnsitz, bei mehreren Mietern alle Adressen!).

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Kündigung (oder sonstige wichtige außergerichtliche Schreiben) per EINWURFEINSCHREIBEN. Der Einlieferungsbeleg und Zustellnachweis per Sendungsverfolgungsnummer alleine genügt nicht. Dies gilt es zu beachten:

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Sie entscheiden sich für die Kündigung per Einwurfeinschreiben als die sicherste Form des Nachweises des Zugangs. Ziehen Sie stets die Hilfe eines Zeugen hinzu, welcher bestätigen kann, dass Sie das eigenhändig unterzeichnete Kündigungsschreiben in den Umschlag gesteckt und diesen Umschlag per Einwurfeinschreiben versendet haben. Es muss Ihnen im Bestreitensfall durch Zeugenbeweis gelingen, dass der Zeuge bestätigen kann, dass Sie das einkuvertierte Kündigungsschreiben (und nicht irgendein anderes Schreiben) und diesen verschlossenen Umschlag (nicht irgendeinen anderen Umschlag) per Einwurfeinschreiben aufgegeben haben.

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Seien Sie bitte dafür sensibilisiert: Allein der Besitz eines Einlieferungsbelegs und der Nachweis der Zustellung des Briefes anhand der Sendungsverfolgungsnummer reichen als Tatsachenbeweise noch nicht aus, um gerichtsverwertbar nachzuweisen, dass Sie ein eigenhändig unterschriebenes Kündigungsschreiben per Einwurfeinschreiben zu dieser Sendungsverfolgungsnummer aufgegeben haben. Bestreitet der Gegner dies, befinden Sie sich in der Beweisnot.

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Dokumentieren Sie die Zustellung anhand der Sendungsverfolgungsnummer im Online-Portal und fertigen Sie von der Zustellnachricht einen aussagekräftigen Screenshot an. Diesen Screenshot müssen Sie gegebenenfalls in einem Räumungsklageprozess vorlegen.

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Hinweis: Dieses Vorgehen bei der Übersendung von außergerichtlichen Schreiben gilt nicht nur für Kündigungen, sondern für jegliche Schreiben, die Sie der Gegenseite zugänglich machen müssen (z.B: Aufforderungsschreiben, Abmahnungen etc.).

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Was tun bei Zustellproblemen?

• Keine Postzustellung möglich (z. B. Unbekannt verzogen)? Immer umgehend eine Ersatz-Zustellung versuchen, notfalls per Gerichtsvollzieher.
• Rückläufer des Schreibens? Achtung! Die Kündigungsfrist wurde dann noch NICHT ausgelöst. Daher: UNverzüglich neues Zustellverfahren einleiten. Eventuell droht Ihnen wichtige Fristen zu verpassen oder das Kündigungsrecht kann VERWIRKEN!

Praxistipp für Vermieter in Telgte/Münsterland

Lassen Sie sich den Zugang Ihrer Kündigung immer bestätigen – das spart im Zweifel viel Geld! Im Raum Telgte und Münsterland unterstützt Sie Rechtsanwalt Depenbrock bei der rechtssicheren Zustellung und Beweisführung und nimmt Ihnen die Vielzahl der o. g. Unwägbarkeiten und Fallstricke ab!

Titelbild: Getty Images

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